10 Fragen zur Auswahl eines CAQ-Systems
Die Auswahl und Einführung eines CAQ-Systems stellt eine besondere Herausforderung dar, die viele Fragen aufwirft. Gerade in der Entscheidungsphase herrscht oftmals Unklarheit über die konkreten Anforderungen eines CAQ-Systems. Hier ist es besonders wichtig systematisch vorzugehen und eine fachlich qualifizierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Die folgenden 10 Antworten helfen weiter.
1. Warum CAQ?
Die rechnergestützte Qualitätssicherung mit einem CAQ-System (Computer Aided Quality Assurance) wird mehr und mehr zu einem Wettbewerbsfaktor. Denn die systemgestützte Optimierung qualitätsrelevanter Prozesse wirkt sich direkt auf die Produktqualität und somit auf die Kundenzufriedenheit aus. Schnellere Reaktionen auf Fehler, Produktionsstabilität durch kontinuierliche Prozessregelung und Traceability entlang der gesamten Fertigung sind nur einige positive Effekte von CAQ-Software auf dem Weg zur Null-Fehler-Strategie. CAQ-Systeme bieten zudem die Chance, Insellösungen zu Gunsten der Nutzung nur eines Systems einzusparen.
2. Welches CAQ-System passt zur Branche?
Das Angebot an CAQ-Software ist groß, jedoch mit erheblichen Unterschieden in der Leistungsfähigkeit. Umso wichtiger ist es zu definieren, welche Aufgaben das neue CAQ-System in Ihrem Unternehmen erfüllen soll. Maßgeblich dafür sind unter anderem die branchenspezifischen Vorgaben. So haben Unternehmen der Medizintechnik andere Anforderungen, etwa die Fälschungssicherheit von Dokumenten, als ein Unternehmen der Kunststoffindustrie, das seinen Schwerpunkt möglicherweise auf die Nestauswertung legt. Bestimmen Sie deshalb vorab systematisch Ihre branchenspezifischen Anforderungen an die CAQ-Software.
3. Wer entscheidet?
Definieren Sie neben den branchenspezifischen auch die individuellen Anforderungen an das CAQ-System. Wichtig ist auch die Personen zu befragen, die täglich mit dem System arbeiten werden bzw. welche Anforderungen Ihrer IT-Abteilung an die Software stellt. Wandeln Sie die individuellen Anforderungen in CAQ-Funktionalitäten um und definieren Sie so die Rahmenbedingungen für Ihr neues CAQ-System. Nach der Gewichtung aller Funktionalitäten können Sie mit diesem Anforderungskatalog schon eine erste Selektion der möglichen CAQ-Anbieter vornehmen.
4. Was muss das CAQ-System abbilden können, jetzt und in Zukunft?
Das gewählte CAQ-System sollte so strukturiert sein, dass es alle Prozessschritte entlang der gesamten Wertschöpfungskette begleitet:
Welche Prozessschritte Ihr CAQ-System letztendlich begleitet, richtet sich nach Ihren individuellen Anforderungen. Um eine schrittweise Einführung in das Unternehmen zu ermöglichen, sollte das CAQ-System jedoch unbedingt einen modularen Aufbau verfolgen. Somit erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die mit Ihren zukünftigen Anforderungen um weitere Module wachsen kann. Achten Sie hierbei auf die Integrität der Module untereinander, um eine wirklich effiziente Lösung zu erhalten. Dazu gehört beispielsweise die Übergabe von Produktmerkmalen aus der FMEA an den Controlplan und von dort in die einzelnen Prüfpläne, wie etwa die Wareneingangsprüfung.
5. Welche Systemvoraussetzungen sind wichtig?
CAQ-Software sollte sich vollständig in Ihr Unternehmen integrieren. Das heißt, Ihr ERP-/PPS-System sollte über eine Schnittstelle mit der CAQ-Software verbunden werden können. Auf diese Weise greifen Ihre IT-Systeme wie Zahnräder ineinander (beispielsweise wird bei einem Wareneingang im ERP-System automatisch ein Prüfauftrag im CAQ-System generiert). Redundante Daten werden vermieden und die Datenpflege somit vereinfacht, denn über Schnittstellen ist es den gekoppelten Systemen möglich Daten zu Kunden, Lieferanten oder Artikeln bidirektional zu nutzen.
6. Wie funktioniert der werksübergreifende Austausch?
Bei Unternehmen mit Standorten im Ausland ist auf die Multilingualität des CAQ-Systems zu achten, die Mehrsprachenfähigkeit der Software. Dies schließt sowohl die Sprache der Bedienoberfläche ein, als auch die Möglichkeit eingegebene Daten mehrsprachig zu pflegen. So öffnet der ungarisch sprechende Mitarbeiter im Ausland, die in Deutschland angelegte Maßnahmen in seine Muttersprache. Die Mandantenfähigkeit regelt den Zugriff verschiedener Gruppen auf eine gemeinsame Datenbasis. Sie können somit individuell regulieren, welcher Mandant welche Daten nutzt. Im Gegenzug können Sie sich mit einem zentralen Mandaten einen Überblick zu allen einzelnen Mandanten verschaffen. Eine unverzichtbare Funktion für global aufgestellte Unternehmen mit mehreren Produktionswerken.
7. Wie kann ich die verschiedenen CAQ-Systeme vergleichen?
Verlassen Sie sich nicht auf die Modul-Bezeichnungen der CAQ-Anbieter. Stattdessen sollten Sie genau prüfen, welche Funktionen sich dahinter verbergen und wie weit sie in die Tiefe gehen. Leistungen verschiedener CAQ-Systeme können auf den ersten Blick identisch wirken und zeigen möglicherweise erst auf den zweiten Blick Unterschiede, die später jedoch für eine effiziente Nutzung ausschlaggebend sind. Gerade im Bereich der Analysen und Auswertungen gibt es erhebliche Unterschiede bezüglich Aussagefähigkeit und Bedienfreundlichkeit. Nehmen Sie sich deshalb für diesen Bereich ausreichend Zeit, da Prozesskennzahlen und Grafiken später einer der Kernnutzen Ihres CAQ-Systems sein werden.
8. Wie wird die CAQ-Einführung zu einem Erfolg?
CAQ-Software kämpft immer wieder mit Akzeptanzproblemen, denn Arbeitsstrukturen, die jahrelang entwickelt und angewandt wurden, werden plötzlich verändert. Was zuerst mit Zeitaufwand für Schulungen und die Einarbeitung in ein neues Programm verbunden ist, entschädigt später jedoch durch einen enormen Zeitgewinn und leichte Bedienung. Wenn sich dieser Nutzen den Anwendern jedoch nicht erschließt, wird binnen kürzester Zeit wieder gearbeitet wie zuvor. Um eine durchgängige Akzeptanz zu erreichen, sollte das CAQ-System eine bedienerfreundliche Oberfläche haben, die sich sinnvollerweise durch den Anwender konfigurieren lässt. Dazu gehört beispielsweise das Festlegen einer persönlichen Feldreihenfolge, etwa bei der Reklamationsannahme.
9. Welchen Service leistet der CAQ-Anbieter?
Gerade bei solch komplexer Software wie einem CAQ-System ist die Betreuung durch den Anbieter besonders wichtig. Dazu gehört die umfassende Beratung in der Zeit der Softwareauswahl, aber auch in der Zeit danach, wenn es zur konkreten Nutzung der Software kommt. Das nötige Wissen für die tägliche Arbeit mit dem CAQ-System sollten didaktisch ausgebildete Trainer vermitteln. Achten Sie auf einen strukturierten Schulungsplan, der dennoch Platz für individuelle Fragen bietet. Technisch und fachlich versierte Mitarbeiter im Kundendienst sollten die erste Anlaufstelle für eine qualifizierte Beratung bei Fragen sein. Fragen Sie nach regelmäßigen Updates sowie eine qualifizierte Beratung zu laufenden Systemoptimierungen.
10. Wie können Fehlinvestitionen vermieden werden?
Das Wichtigste bei der CAQ-Auswahl ist sicherlich, die wesentlichen Anforderungen im Blick zu behalten und in dieser Hinsicht die einzelnen Angebote immer wieder zu hinterfragen. Eine vorschnelle Entscheidung oder die Wahl einer zweitklassigen CAQ-Software kann schnell zu erheblichem Aufwand, kostenintensiven Fehlinvestitionen oder gar dem Scheitern des gesamten CAQ-Projekts führen. Gehen Sie deshalb strategisch vor: Erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft, nehmen Sie sich Zeit für Präsentationen und beharren Sie auf Ihre Fragen. So wird Ihr CAQ-Projekt ein Erfolg und Sie erhalten eine wirtschaftliche Lösung, die Sie entlang Ihrer gesamten Wertschöpfungskette effizient begleitet!